Informationen zur Datenverarbeitung
V2 (022024)
Für die Bearbeitung von Bewerbungen nutzt ORAYLIS GmbH den Dienst onlyfy application manager (by XING). Mit dieser Datenschutzerklärung werden Sie über die Verarbeitung Ihrer Daten durch den Dienst onlyfy application manager sowie durch ORAYLIS GmbH informiert.
Gemeinsame Verantwortlichkeit
Hinsichtlich des Zusammenwirkens im Unternehmens-Account von ORAYLIS GmbH besteht eine sogenannte gemeinsame Verantwortlichkeit von ORAYLIS GmbH und New Work SE gemäß Art. 26 DSGVO, da sie i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO gemeinsam über Zwecke und Mittel der Verarbeitung bestimmen. Die aktuelle Version der Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO, die die New Work SE mit den Unternehmen schließt, die onlyfy application manager nutzen, können Sie hier als Anhang zu den AGB https://www.xing.com/terms/onlyfy-one einsehen, um sich über das Wesentliche der Vereinbarung zu informieren.
Datenverarbeitung durch die New Work SE
onlyfy application manager ist Teil des umfassenden Dienstes XING der New Work SE, der den Zweck verfolgt, durch eine Vielfalt unterschiedlicher Anwendungen (onlyfy application manager ebenso wie das berufliche soziale Netzwerk bzw. Job-Netzwerk XING, kununu etc.) zur Verbesserung und Vereinfachung des Berufslebens der Nutzer beizutragen sowie die Arbeitswelt für den Einzelnen erfüllender und gleichzeitig Unternehmen noch erfolgreicher zu machen. Bei onlyfy application manager als Teil des umfassenden Dienstes XING handelt es sich um eine Online-Plattform, auf der bzw. über die Talente und Unternehmen zusammenkommen.
Hinsichtlich der Datenverarbeitung für die die New Work SE allein verantwortlich oder im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit mit ORAYLIS GmbH zuständig ist, erhalten Sie nähere Informationen in der Datenschutzerklärung von XING, https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung. Dort finden Sie auch die Kontaktdaten der New Work SE sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten der New Work SE.
Bewerbungen mit onlyfy application manager
Mit Absenden der Bewerbung gehen Sie ein Nutzungsverhältnis mit der New Work SE ein, um Ihre Bewerbung(en) abwickeln zu können. Sie erhalten des Weiteren Support-Leistungen und die New Work SE kann Ihnen weitere Möglichkeiten aufzeigen, die Sie in Ihrem Berufsweg unterstützen können. Es wird nicht automatisch ein öffentliches Profil im beruflichen sozialen Netzwerk bzw. Job-Netzwerk XING für Sie erstellt. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten durch die New Work SE ist folglich insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verarbeitung in Erfüllung eines Vertrages).
Unterbrechung Ihrer Online-Bewerbung
Das Erstellen Ihrer Online-Bewerbung können Sie jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Zu diesem Zweck werden Cookies eingesetzt. Von Ihnen bereitgestellten Daten zum Anlegen des Benutzerkontos sowie hochgeladene Dokumente werden im Unternehmens-Account von ORAYLIS GmbH in onlyfy application manager erfasst. Die Daten bleiben auch dann erfasst, wenn Sie eine Bewerbung unterbrechen und/oder nicht abschließen. In diesem Fall wird Ihre Bewerbung als unvollständig markiert und die Daten bleiben für ORAYLIS GmbH eingeschränkt einsehbar.
Hinweise zu speziellen Funktionen von onlyfy application manager
Kalenderfunktion
Wenn die Kalenderfunktion verwendet wird, werden Ihre Daten im Rahmen und zum Zweck der Terminvereinbarung im Bewerbungsverfahren verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO. Die Kalenderfunktion wird von einem IT-Dienstleister (Cronofy Ltd., Vereinigtes Königreich) zur Verfügung gestellt. Das Vereinigte Königreich ist auf Grund des Angemessenheitsbeschlusses der europäischen Kommission als sicheres Drittland eingestuft. Hier finden Sie nähere Informationen zum Datenschutz von Cronofy: https://www.cronofy.com/gdpr/ und https://docs.cronofy.com/policies/privacy-notice/.
WhatsApp Bewerbung
Soweit Sie die Bewerbung-per-WhatsApp Funktion nutzen, ist Rechtsgrundlage für die Kommunikation Ihre jederzeit widerrufliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO). Bei einer Bewerbung via WhatsApp werden über einen WhatsApp-Chat alle notwendigen Bewerberinformationen abgefragt. Die Daten werden dann über einen Dienstleister direkt in onlyfy application manager eingespielt und dort im Rahmen und zum Zweck des normalen Bewerbungsprozesses weiterverarbeitet.
Die Bewerbung-per-WhatsApp Funktion wird von einem IT-Dienstleister (PitchYou) zur Verfügung gestellt, der hierzu Zugriff auf Ihre Daten nehmen kann. Weitere Informationen finden Sie hier: https://www.pitchyou.de/datenschutz. Kandidatendaten aus „Bewerbung per WhatsApp" werden über eine Schnittstelle in onlyfy application manager übertragen und unmittelbar nach der Übertragung aus der „Bewerbung per WhatsApp" Infrastruktur in PitchYou gelöscht. Die weitere Verarbeitung erfolgt dann ausschließlich direkt in onlyfy application manager.
Bitte beachten Sie, dass Sie zur Bewerbung Ihren eigenen privaten WhatsApp Account verwenden und daher eine Übermittlung, insbesondere in die USA, nicht ausgeschlossen werden kann.Die Datenschutzinformationen von WhatsApp, etwa zu deren Verarbeitungen oder zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte gegenüber WhatsApp, finden Sie hier: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.
Nach Ihrer Einwilligung wird Ihre Bewerbung via WhatsApp durch PitchYou an onlyfy application manager übermittelt. Ein Widerruf der Übermittlung ist jederzeit möglich. Ihre Bewerberdaten werden jedoch nach der Übertragung an onlyfy application manager in der Infrastruktur von PitchYou ohnehin gelöscht, so dass eine weitere Verarbeitung durch PitchYou nicht stattfindet.
Anwendbarkeit des Schweizer Datenschutzgesetzes
Das Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (Schweizer DSG) gilt für Sachverhalte, die sich in der Schweiz auswirken, auch wenn sie im Ausland veranlasst werden. Diese Datenschutzerklärung dient entsprechend sowohl der Information gemäß EU-DSGVO also auch gemäß Schweizer DSG. Es werden die Begriffe der EU-DSGVO verwendet, also insbesondere „Verarbeitung“, „personenbezogene Daten“, „berechtigtes Interesse" sowie "besondere Kategorien von Daten" statt der im Schweizer DSG verwendeten Begriffe „Bearbeitung“, „Personendaten“, "überwiegendes Interesse" und "besonders schützenswerte Personendaten". Wenn das Schweizer DSG anwendbar ist, bestimmen sich die entsprechenden Begriffe nach dem Schweizer DSG. Den Namen und die Adresse unserer Vertretung in der Schweiz finden Sie im Impressum | XING.
Datenschutzerklärung
§ 1 Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragter
Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung, die durch die Internetseite www.oraylis.de erfolgt, ist:
ORAYLIS GmbH Business Intelligence
Klaus-Bungert-Straße 4 | 40468 Düsseldorf
Telefon: 0211 179456-0 | E-Mail: info@oraylis.de
Datenschutzbeauftragter des Unternehmens ist:
Prof. Thomas Jäschke, DATATREE AG
Heubesstraße 10 | 40597 Düsseldorf
Tel. (0211) 931 907 00 | E-Mail: dsb@datatree.eu
§ 4 Verarbeitung Ihrer Daten bei Zusendung Ihrer Bewerbung
Sie können sich über unsere Internetseite für offene Stellen bewerben oder uns auch gerne Ihre Initiativbewerbung zukommen lassen. Bitte nutzen Sie hierfür ausschließlich die hierfür vorgesehene Bewerbungsplattform. Dann können wir garantieren, dass Ihre Bewerbung ausschließlich von den entsprechend berechtigten Personen unseres Unternehmens bearbeitet wird.
Für die automatisierte Verarbeitung Ihrer Bewerbung verarbeiten wir die folgenden Daten von Ihnen:
- Vorname, Nachname, E-Mail und ggf. auch Adresse/Ort, Geburtsdatum, Anrede, Telefonnummer, Staatsbürgerschaft, ggf. weitere für die Position relevante Daten (z.B. Führerschein)
- Daten aus Ihrem Motivationsschreiben und Lebenslauf, insbesondere Angaben zu Berufserfahrung und Ausbildung, Kompetenzen (z.B. Photoshop, MS Office), Qualifikationen, Auszeichnungen und Sprachfähigkeiten
- Bewerbungsfoto, Arbeitszeugnisse, Empfehlungsschreiben, sonstige Dokumente, die Sie ggf. hochladen
Wir speichern die schriftliche, elektronische Kommunikation, die zwischen Ihnen und uns stattfindet. Des Weiteren verarbeiten wir Kommentare, die im Zuge Ihres Bewerbungsprozesses zu Ihnen verfasst werden.
Die Speicherung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung und zur Begründung eines Beschäftigtenverhältnisses (Art. 6 (1) lit. a DSGVO, § 26 BDSG-Neu). Ihre Bewerbung wird nach Eingang durch die Personalabteilung zunächst vorsortiert und bei Interesse an die zuständige Leiter der Fachabteilung weitergeleitet. Falls Sie eine Absage erhalten, werden Ihre Unterlagen in den Fachabteilungen gelöscht/vernichtet. Aus Gründen der Nachweisbarkeit (vertragliche Pflichten ggf. Personaldienstleistern, Nachweis im Hinblick auf möglich Ansprüche basierend auf dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz) werden Ihre Daten für max. 12 Monate gespeichert und dann gelöscht. Sofern wir Ihre Bewerbung für einen längeren Zeitraum aufbewahren, um Sie zu einem späteren Zeitpunkt erneut auf berufliche Perspektiven bei uns im Unternehmen anzusprechen, geschieht dies nur, wenn Sie uns hierzu Ihre Einwilligung erteilen (Art. 6 (1) lit. a DS-GVO). Sie können die von Ihnen erteilte Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit widerrufen.
Zur Entgegennahme und Bearbeitung von Bewerbungen nutzen wir das E-Recruiting-System „Prescreen“ (Prescreen International GmbH, Mariahilfer Straße 17, 1060 Wien), so dass Ihre Daten in den Systemen von Prescreen gehostet werden. Eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 (3) DS-GVO liegt vor. Um seine Services bedarfsgerecht zu gestalten und um die problemlose Verwendung der Plattform zu ermöglichen, erfasst Prescreen statistische Informationen Ihres Surf-Verhaltens (z.B. welche Webseitenbereiche Sie anklicken oder Ihre "Log-in"-Zeitpunkte). Diese Daten können zum Zwecke des Supports oder der Service-Optimierung aufgezeichnet und bei Bedarf jederzeit durch den Prescreen-Administrator eingesehen werden.
Weiterhin verwendet Prescreen beim Betrieb der Webseite die folgenden "Cookies":
- PHPSESSID, Session Cookie, Speicherdauer nur während aktueller Sitzung
- REMEMBERME, Persistent Cookie, Speicherdauer: zwei Wochen
Zur Bereitstellung seiner Services beauftragt Prescreen weitere Subunternehmen für die Erbringung von IT-Dienstleistern. Prescreen verpflichtet die Auftragsverarbeiter in einem solchen Fall vertraglich zur Einhaltung der anwendbaren Datenschutzbestimmungen.
§ 7 Ihre Rechte als Betroffener
Zu den, im Abschnitt „Information zur Datenverarbeitung“ erläuterten Funktionen unseres Webangebotes bzw. den dort dargestellten Zwecken der Datenverarbeitung, haben Sie grundsätzlich die nachfolgenden Rechte:
Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
Wir müssen Ihnen eine Auskunft darüber erteilen, ob wir Daten zu Ihrer Person verarbeiten. Bei einer solchen Verarbeitung müssen wir u.a. darlegen zu welchen Zwecken die Verarbeitung stattfindet, welche Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, an wen Daten möglicherweise übermittelt werden und für welche Dauer eine Speicherung der Daten erfolgt.
Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Widerspruch (Art. 21 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Sollten Sie feststellen, dass wir personenbezogene Daten verarbeiten die nicht richtig oder unvollständig sind, dann dürfen Sie natürlich eine Berichtung verlangen. Ebenso können Sie aus besonderen Gründen Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen und soweit es begründet ist die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
Löschung (Art. 17 DSGVO) und Datenportibilität (Art. 20 DSGVO)
Für den Fall, dass personenbezogene Daten von uns u.a. unbegründet oder nach Wegfall des Zweckes verarbeitet werden, können Sie deren Löschung verlangen. Bitte beachten Sie, dass eine Löschung ggf. aufgrund des Vorliegens von gesetzlichen Nachweis-/Aufbewahrungspflichten nicht immer möglich ist. Weiterhin haben Sie das Recht alle Informationen, die Sie uns übermittelt haben in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format von uns zu erhalten. Für das bessere Verständnis und die leichtere Lesbarkeit der Personenrechte wurden diese von uns an dieser Stelle in Teilen zusammengefasst. Bitte informieren Sie sich bei Bedarf im (Originaltext: Link auf http://eur-lex.europa.eu/legal-con-tent/de/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679) oder wenden Sie sich direkt an unseren Datenschutzbeauftragten. Sie können Ihre Rechte zum Datenschutz jederzeit und ohne das ihnen dabei Kosten entstehen in Anspruch nehmen. Bitte nutzen Sie für Ihre Anfrage die folgende Kontaktmöglichkeit: info@oraylis.de
Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bezüglich der Einhaltung des Datenschutzes und einer Beschwerde hierzu an die Aufsichtsbehörde für Datenschutz zu wenden. Die für uns zuständige Behörde ist:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestr. 2-4 | 40213 Düsseldorf
Telefon: (0211) 384 24-0 | E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de